§ 1
Postanowienia ogólne
1. Warunki określone w regulaminie, zwanym dalej: „Regulaminem Uczestnictwa”
obowiązują wszystkich wystawców, zwanych dalej łącznie: „Wystawcami” lub z osobna:
„Wystawcą”, biorących udział w spotkaniu biznesowym dla branży HoReCa, Green Mountain
Hotel, Karpacz zwanym dalej: „Horeca Expo”.
2. Horeca Expo odbywa się w terminie 13-14 listopada 2024 w godzinach 9.00-17.00 w
hotelu GREEN MOUNTAIN HOTEL, Karpacz, zwanym dalej „Green Mountain Hotel”.
3. Część wystawiennicza Horeca Expo jest objęta ochroną realizowaną przez ochronę hotelu
Green Mountain w następujących dniach i godzinach: a) 12.11.2024 (wtorek) od godziny
9:00 do godziny 20:00 b) 13.11.2024 (środa) od godziny 8:30 do godziny 17:30, c)
14.11.2024 (czwartek) od godziny 8:30 – 19:30.
4. Organizatorem wydarzenia jest SSC Górskie Resorty.pl sp. z o.o. sp. k., z siedzibą przy ul.
Widok 8, 00-023 Warszawa, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000678718 , NIP 5213782035, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy
dla Miasta Stołecznego Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
(dalej jako „Organizator”). Wszystkie uzgodnienia z Organizatorem, poszczególne zgody i
zezwolenia Organizatora wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§5. Zawarcie umowy między Organizatorem a Wystawcą następuje w chwili wysłania przez
Organizatora do Wystawcy ostatecznego potwierdzenia udziału w Horeca Expo drogą
mailową.

§ 2
Zgłoszenie i wycofanie udziału
1. Zgłoszenie Udziału Wystawcy w Horeca Expo następuje wyłącznie poprzez wypełnienie i
podpisanie formularza zgłoszeniowego oraz jego przesłanie na adres mailowy wskazany
przez Organizatora – zgodnie z niniejszym Regulaminem Uczestnictwa.
2. Zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego
oznacza wyrażenie zgody na warunki wynikające z Regulaminu Uczestnictwa, które zostają
tym samym przyjęte przez Wystawcę i stanowią integralną część umowy zawartej między
Organizatorem i Wystawcą, o której mowa w § 1 ust. 5.
3. Wystawca zgłaszając uczestnictwo w Horeca Expo ma prawo do dokonania wyboru formy,
w jakiej chce uczestniczyć w spotkaniu, tj.:
a) wynajem powierzchni ekspozycyjnej bez zabudowy oraz udział jednego przedstawiciela
firmy w towarzyszącej spotkaniu konferencji oraz w wieczornym spotkaniu branżowym,
b) udział przedstawiciela firmy w panelu dyskusyjnym podczas konferencji,
c) inne formy uczestnictwa indywidualnie uzgodnione z Organizatorem.
4. Wszelkie zmiany dotyczące Zgłoszenia Udziału Wystawca zgłasza mailowo na adres
wskazany przez Organizatora. Zmiany, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą być
wprowadzane przez Wystawcę do czasu otrzymania od Organizatora Potwierdzenia Udziału,
o którym mowa w ust. 7.
5. Nie stanowią oferty ze strony Organizatora w rozumieniu art. 66 i następnych kodeksu
cywilnego Regulamin Uczestnictwa ani udostępnienie Wystawcom przez Organizatora
adresu mailowego celem dokonywania zgłoszeń udziału. O przyjęciu Zgłoszenia Udziału w
Horeca Expo złożonego przez Wystawcę decyduje Organizator i dopiero jego potwierdzenie,
o którym mowa w ust. 7 jest równoznaczne z zawarciem umowy z Wystawcą na warunkach
określonych w Zgłoszeniu Udziału, Potwierdzeniu Udziału oraz w niniejszym Regulaminie
Uczestnictwa.
6. Warunkiem uczestnictwa w Horeca Expo jest otrzymanie przez Wystawcę drogą mailową
Potwierdzenia Udziału (dalej „Potwierdzenie Udziału”) oraz uiszczenie umówionych opłat.
Potwierdzenie Udziału wysyłane jest z adresu mailowego wskazanego przez Organizatora po
potwierdzeniu przez Wystawcę drogą mailową lokalizacji stoiska. Brak otrzymania
Potwierdzenia Udziału jest równoznaczny z odmową przyjęcia Zgłoszenia Udziału w
Wydarzeniu. W przypadku nieuiszczenia przez Wystawcę całości opłat, o których mowa w
zdaniu pierwszym, Organizator może wstrzymać dopuszczenie Wystawcy do uczestnictwa w
Horeca Expo do czasu ich uiszczenia. Wstrzymanie dopuszczenia Wystawcy do uczestnictwa
w Horeca Expo do czasu uiszczenia opłat, o których mowa powyżej, nie stanowi zwolnienia
Wystawcy z obowiązku uiszczenia brakujących opłat oraz nie może stanowić podstawy
roszczeń odszkodowawczych Wystawcy względem Organizatora.
7. Zgłoszenia Udziału będą rozpatrywane według kolejności ich wpływu. Organizator może
przyjąć Zgłoszenie Udziału przesłane po terminach określonych w Warunkach Uczestnictwa.
W tym przypadku Wystawcę obowiązują wszystkie pozostałe terminy ujęte w Warunkach
Uczestnictwa (dotyczy w szczególności warunków rezygnacji z udziału w Horeca Expo).
8. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia Udziału Wystawcy w
Horeca Expo z różnych przyczyn, w tym w szczególności, z powodu niezgodności oferty
Wystawcy z tematyką imprezy oraz wyczerpaniem zaplecza wystawienniczego lub brakiem
wystarczającej powierzchni.
9. Odmowa przyjęcia Zgłoszenia Udziału Wystawcy może nastąpić w sposób dorozumiany
poprzez brak wysłania przez Organizatora mailowego Potwierdzenia Udziału lub też poprzez
wysłanie przez Organizatora na adres e-mail Wystawcy wskazany w Zgłoszeniu Udziału
informacji o braku możliwości przyjęcia Zgłoszenia Udziału Wystawcy. Informacja może, ale
nie musi, wskazywać przyczynę odmowy przyjęcia Zgłoszenia Udziału Wystawcy. W
przypadku, gdy odmowa wynika z braku odpowiedniej powierzchni dla Wystawcy,
Organizator może zaproponować Wystawcy inną powierzchnię stoiska. W przypadku
odmowy przyjęcia zgłoszenia, Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec
Organizatora.
10. Organizator jest upoważniony lecz nie zobowiązany, do odstąpienia od umowy, jeżeli w
ustalonych terminach, o których mowa w ust. 7, nie zostały w pełni uiszczone wszystkie
opłaty za udział w Horeca Expo lub jeśli nie zostaną spełnione pozostałe warunki Regulaminu
Uczestnictwa poprzez oświadczenie wysłane do Wystawcy w formie pisemnej listem
poleconym na adres Wystawcy wskazany w Zgłoszeniu Udziału lub mailowo na adres e-mail
Wystawcy wskazany w Zgłoszeniu Udziału, nie później niż w terminie 7 dni przed dniem
rozpoczęcia Horeca Expo, o którym mowa w § 1 ust. 2. W przypadku odstąpienia od umowy
przez Organizatora, Wystawca zwolniony jest z obowiązku dokonania zapłaty brakującej
części opłat za udział w Horeca Expo na rzecz Organizatora, a w przypadku gdy część w/w
opłat została już przez Wystawcę dokonana, Organizator zobowiązuje się do dokonania ich
zwrotu na rachunek bankowy Wystawcy, z którego zostały pierwotnie uiszczone, w terminie
14 dni od dnia wysłania do Wystawcy oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
11. Wystawca jest uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie do dnia rozpoczęcia
Horeca Expo poprzez oświadczenie złożone wobec Organizatora (doręczone Organizatorowi
do dnia rozpoczęcia Horeca Expo) w formie pisemnej pod rygorem nieważności, wysłane
listem poleconym na adres Organizatora wskazany w § 1 ust. 4 z konsekwencjami
określonymi w niniejszym ustępie, przy czym brak stawiennictwa Wystawcy na Horeca Expo
jest traktowany jako dorozumiane złożenie przez Wystawcę oświadczenia o odstąpieniu od
umowy z dniem rozpoczęcia Horeca Expo. Organizator jest zobowiązany do potwierdzenia
Wystawcy odstąpienia umowy w formie elektronicznej (mail) lub pisemnej, wysłaną listem
poleconym na adres Wystawcy. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wystawcę
pomiędzy 30. a 25. dniem przed datą rozpoczęcia Horeca Expo, Wystawca zobowiązany jest
zapłacić na rzecz Organizatora karę umowną stanowiącą równowartość 50% wszystkich opłat
za udział w Horeca Expo w dniu odstąpienia od umowy. W przypadku odstąpienia od umowy
przez Wystawcę pomiędzy 24. a 10. dniem przed datą rozpoczęcia Horeca Expo, Wystawca
zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora karę umowną stanowiącą równowartość 75
% wszystkich opłat za udział w Horeca Expo w dniu odstąpienia od umowy. W razie
odstąpienia od umowy później niż przed upływem 10 dni przed datą rozpoczęcia Horeca
Expo oraz w razie niewzięcia udziału w Horeca Expo wskutek braku stawiennictwa Wystawca
zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora karę umowną stanowiącą równowartość
100% wszystkich opłat za udział w Horeca Expo w dniu odstąpienia od umowy.
12. Niedozwolone jest reklamowanie na stoisku osób trzecich, niebędących Wystawcami,
również w przypadku osób współpracujących z Wystawcą.
13. Jeżeli Wystawca nie zagospodaruje stoiska w dzień otwarcia Horeca Expo a dokładnie
13.11.2024. roku, do godz. 8:30 może ono zostać rozdysponowane według uznania
Organizatora, a Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu prawo do żadnych roszczeń.
Niezagospodarowanie stoiska w przeddzień otwarcia Horeca Expo jest równoznaczne z
brakiem stawiennictwa Wystawcy, o którym mowa w ust. 11.
14. Organizator może odwołać, przełożyć, zmienić termin Horeca Expo z przyczyn
nieprzewidzianych lub niezależnych od Organizatora, a w szczególności z niezależnych od
Organizatora przyczyn uniemożliwiających organizację Horeca Expo. Organizator może
wprowadzić ograniczenia wstępu na Horeca Expo lub poszczególne imprezy odbywające się
w ramach Horeca Expo jeżeli ograniczenia te miałyby wynikać z konieczności wprowadzenia
zasad bezpieczeństwa lub innych nieprzewidzianych lub niezależnych od Organizatora
okoliczności. W przypadku zaistnienia którejkolwiek z okoliczności określonych w zdaniach
poprzednich Organizator nie ponosi względem Wystawcy żadnej odpowiedzialności.
15. Organizator zastrzega sobie w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego
niezależnych (w szczególności takich jak: siła wyższa, decyzje władz państwowych), w tym
także zmiana lub nałożenie ograniczeń przez władze państwowe w związku z np. pandemią
SARS-CoV-24; prawo do:
a) odwołania, wraz ze zwrotem całości uiszczonych przez Wystawcę opłat,
b) częściowego zamknięcia, wraz ze zwrotem części uiszczonych przez Wystawcę opłat,
proporcjonalnie do zamkniętej powierzchni lub ograniczonego dostępu publiczności do
Horeca Expo
c) skrócenia, wraz ze zwrotem części uiszczonych przez Wystawcę opłat, proporcjonalnie do
czasu, o jaki skrócono Horeca Expo albo
d) przełożenia terminu Horeca Expo. W przypadku przełożenia terminu Horeca Expo
Wystawcy będzie przysługiwało prawo do odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od dnia
poinformowania o nowym terminie Horeca Expo.
16. W przypadku zwrotu części lub całości uiszczonych przez Wystawcę opłat, nastąpi on
niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podpisania przez Wystawcę
oświadczenia oraz faktury korygującej.

§3.
Przydział stoisk / zmiany lokalizacji
1. Organizator przydziela Wystawcy stoisko wedle kolejności rejestracji Wystawcy, swojego
uznania i dostępności powierzchni w chwili zgłoszenia Wystawcy przy czym dopasowuje jego
kształt do istniejących warunków otoczenia.
2. Wystawca otrzymuje mailowo propozycję lokalizacji stoiska do akceptacji, którą akceptuje
mailowo. Wystawca może w terminie 7 dni od dnia przydzielenia mu lokalizacji stoiska przez
Organizatora odstąpić od umowy. W przypadku skorzystania z prawa odstąpienia, o którym
mowa w zdaniu poprzednim, umowę uznaje się za niezawartą a propozycja lokalizacji stoiska
zostaje zwolniona do dalszej sprzedaży.
3. Organizator może, nawet po zawarciu umowy, bez konieczności uzyskiwania dodatkowej
akceptacji ze strony Wystawcy, zmienić przydzielone Wystawcy miejsce i przydzielić mu inne
miejsce lub zmienić powierzchnię przydzielonego stoiska. Przyjmuje się, że Wystawca
dokonując Zgłoszenia Udziału, wyraża zgodę na zmiany, o których mowa w zdaniu
poprzedzającym.
4. Wystawca bez uprzedniej zgody Organizatora wyrażonej w formie pisemnej lub mailowej
za pośrednictwem adresu e-mail horeca@gorskie-resorty.pl nie może dokonywać zmian
lokalizacji przydzielonego stoiska, ani dokonywać samodzielnej zamiany stoisk z innymi
Wystawcami.
5. Wystawca jest zobowiązany zapewnić przez cały czas bezpieczeństwo zwiedzającym jego
stoisko, w tym zapewnić zwiedzającym środki dezynfekujące oraz ponosi odpowiedzialność
za wszelkie ewentualne szkody, jakich mogą doznać osoby zwiedzające podczas zwiedzania
jego stoiska.
6. Podnajem albo użyczenie stoiska przez Wystawcę osobom trzecim może nastąpić tylko za
uprzednią zgodą Organizatora, wyrażoną w formie pisemnej lub w formie mailowej za
pośrednictwem adresu e-mail horeca@gorskie-resorty.pl.

§4.
Koszty uczestnictwa
1. Uczestnictwo Wystawcy w Horeca Expo jest odpłatne według cen określonych w osobnym
dokumencie zwanym “oferta wystawiennicza dla wydarzenia Horeca Expo”, który jest
nieodłączną częścią tego regulaminu. Ceny podane w ofercie są cenami netto.
2. Standard powierzchni niezabudowanej zawiera następujące elementy: stolik, 2 krzesła,
1 punkt świetlny na 4 m2, 1 gniazdko. Rezygnacja z któregokolwiek z powyższych elementów
nie stanowi podstawy do obniżenia ceny za najem powierzchni. Wszystkie dodatkowe
elementy związane z urządzeniem lub wyposażeniem stoiska leżą po stronie Wystawcy i
powinny zostać zaakceptowane droga mailową przez Organizatora.
3. Inne formy uczestnictwa: do indywidualnego uzgodnienia z Organizatorem za
pośrednictwem adresu e-mail Organizatora – horeca@gorskie-resorty.pl.
4. Podane w ofercie wystawienniczej dla wydarzenia Horeca Expo stawki zawierają
następujące usługi: wynajem powierzchni (w odniesieniu do form, o których mowa w ust. 2 i
3), ogólne oświetlenie przestrzeni, ogólna ochrona przestrzeni, ogólne ogrzewanie,
utrzymanie w czystości ciągów komunikacyjnych, działania reklamowe i marketingowe, wpis
w katalogu, udział 1 przedstawiciela Wystawcy w wieczornym spotkaniu branżowym.

§5.
Terminy płatności
1. 100% opłaty, o której mowa w § 4 ust. 1 (łącznie z podatkiem VAT) należy uiścić do 5 dni
od akceptacji lokalizacji wybranego miejsca na stoisko i otrzymania potwierdzenia
zamówienia, nie później niż do dnia 15.10.2024. W przypadku braku terminowej płatności,
lokalizacja stoiska zostaje zwolniona do dalszej sprzedaży.
2. Opłata dokonywana jest na podstawie faktury proforma, która zostanie wysłana na adres
mailowy Wystawcy wraz z potwierdzeniem udziału.
3. Organizator jest zobowiązany wystawić dla Wystawcy fakturę VAT opiewającą na
obciążające go opłaty, o których mowa w ust. poprzedzających, najpóźniej w ciągu 7 dni po
otrzymaniu pełnej zapłaty oraz przesłać ją drogą mailową.
4. Wystawca wyraża zgodę na wystawianie przez Organizatora faktur VAT bez podpisu
Wystawcy.
5. Wszelkie wpłaty z tytułu uczestnictwa w imprezie należy dokonywać na rachunek
bankowy Organizatora: 20 2490 0005 0000 4530 1202 5879 (Alior Centrala Warszawa),
wskazując nr faktury proforma, którego zapłata dotyczy, jak również nazwę Horeca Expo i
nazwę Wystawcy.

§6.
Konferencja / panel dyskusyjny
1. W trakcie Horeca Expo planowane jest zorganizowanie paneli dyskusyjnych z
udziałem Wystawców i prawo do udziału przysługuje wyłącznie Wystawcom
kupującym według oferty wystawienniczej dla imprezy Horeca Expo. Wystawca
chcący wziąć udział w panelu dyskusyjnym jest zobowiązany dokonać zgłoszenia w
tracie Zgłoszenia Udziału lub po uzyskaniu Potwierdzenia Udziału dokonać zgłoszenia
drogą mailową na adres wskazany przez Organizatora do dnia 25.10.2024. W
zgłoszeniu udziału w panelu dyskusyjnym Wystawca powinien podać imię i nazwisko
panelisty / panelistki oraz jej / jego krótki życiorys, który wskazywać będzie na
posiadanie wiedzy eksperckiej wiązanej z tematyką panelu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do pozytywnego lub negatywnego zaopiniowania
zgłoszonego eksperta / ekspertki. W przypadku opinii pozytywnej Wystawca prześle
drogą elektroniczną zdjęcie portretowe osoby zgłoszonej do udziału w panelu w
formacie jpg.
3. Wystawcy, w tym także w imieniu zatrudnianego przez nich personelu, wyrażają
zgodę na utrwalanie przez Organizatora prezentowanych przez nich paneli
dyskusyjnych, o których mowa w ust. 1, jak również ich stoisk za pomocą wszelkiego
rodzaju środków audiowizualnych, w tym w szczególności w aparatów
fotograficznych i kamer cyfrowych i wykorzystywanie przez Organizatora w/w
utrwaleń na wszelkich polach eksploatacji, o których mowa w art. 50 ustawy z dnia
4.02.2494 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 666 ze
zm.), w tym, w zakresie ich zwielokrotniania – wytwarzania określoną techniką
egzemplarzy, w tym techniką cyfrową, obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na
których utwór utrwalono – wprowadzania do obrotu, użyczenia lub najmu oryginału
albo egzemplarzy czy też rozpowszechniania w inny sposób, w tym przez publiczne
wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie,
a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp
w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Prawo do eksploatacji utrwalonych
prezentacji przysługuje Organizatorowi zwłaszcza w zakresie publikacji materiałów
wideo na platformie www.horecaexpo.pl.

§7.
Budowa i demontaż stoisk
1. Organizator zobowiązuje się do przygotowania przestrzeni pod stoisko w formie
niezabudowanej do godz. 9:00 w dniu 12.11.2024. Wystawca jest zobowiązany do
zagospodarowania stoiska od godz. 9:00 do godz. 22.00 w dniu 12.11.2024.
2. Wystawca zobowiązuje się do niedokonywania, bez uprzedniej zgody Organizatora,
udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zmian naruszających funkcjonalność
lub konstrukcję obiektu Green Mountain Hotel, a w szczególności jego przebudowy,
przeróbek i adaptacji.
3. Wystawca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i elementy wykorzystywane do aranżacji
stoiska będą posiadać atesty trudnozapalności lub niepalności oraz odpowiadać wszystkim
obowiązującym normom. Wystawca jest zobowiązany do przedstawienia Organizatorowi na
jego każde żądanie wymaganych atestów pod rygorem usunięcia określonych elementów z
ekspozycji na koszt Wystawcy. Materiały do aranżacji stanowisk i materiały dekoracyjne
zgodnie z normą DIN 4102 muszą spełniać przynajmniej wymagania B1 lub odpowiednio EN
13501-1 przynajmniej wymagania class B/C s1 d0, tzn. muszą być trudno zapalne i podczas
spalania nie mogą skraplać się lub tworzyć toksycznych gazów. Wszystkie materiały, które
nie spełniają technicznych przepisów przeciwpożarowych, muszą zostać natychmiast
wymontowane i zastąpione innymi.
6. Wystawca, osoby obsługujące stoisko w jego imieniu oraz osoby upoważnione przez
Wystawcę do wykonania aranżacji w celu swobodnego poruszania się po terenie obiektu
Green Mountain Hotel, powinny posiadać identyfikatory, które będą dostępne w recepcji
Organizatora. Identyfikatory techniczne wydawane osobom wykonującym aranżację ważne
są tylko w trakcie montażu i demontażu i nie upoważniają do wstępu na teren organizacji
Horeca Expo w trakcie trwania imprezy.
7. Wykonawca aranżujący własne stoisko zobligowany jest do usunięcia ze stoiska oraz
ciągów komunikacyjnych wszelkich odpadów i elementów pozostałych po aranżacji, a także
ich segregacji i utylizacji, pod rygorem obciążenia go przez Organizatora wszelkimi kosztami
ich usunięcia.
8. Aranżacja stoisk wystawienniczych winna być zgodna z zatwierdzonym przez Organizatora
projektem oraz wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi.
9. Zabrania się bez uzgodnienia z Organizatorem zawieszania i przyklejania do elementów
konstrukcyjnych obiektu Green Mountain Hotel, (takich jak: stropy, ściany, okna, poręcze,
balustrady itd.) wszelkich elementów stoisk, transparentów, flag, reklam i dekoracji.
12. Organizator jest uprawniony do wstrzymania aranżacji stoiska oraz usunięcia jej
elementów na koszt Wystawcy jeżeli:
a) aranżacja nie jest zgodna z zatwierdzonym projektem oraz wymaganiami budowlanymi i
przeciwpożarowymi;
b) aranżacja wykonana jest w innym miejscu, niż wyznaczone przez Organizatora;
c) palne elementy aranżacji nie posiadają atestów niezapalności lub trudnozapalności
wystawionych przez odpowiednią instytucję,
d) przy zachowaniu obowiązku Wystawcy do uiszczenia wszelkich opłat za udział w Horeca
Expo Wystawca nie uregulował płatności za udział w Horeca Expo w wyznaczonych
terminach zgodnie z § 5 ust. 1 i 2.
13. Rozpoczęcie likwidacji ekspozycji Wystawcy przed oficjalnym zakończeniem Horeca Expo
jest zabronione, pod rygorem obciążenia Wystawcy karą umowną w wysokości 5000 zł netto.
Wszystkie czynności związane z transportem, pakowaniem, montażem i demontażem
eksponatów są wykonywane przez Wystawcę (lub na jego zlecenie przez osoby trzecie) na
jego koszt, ryzyko i odpowiedzialność. Organizator nie ponosi jakiejkolwiek
odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie mienia Wystawcy nieusuniętego w terminie z
terenu organizacji Horeca Expo przez Wystawcę.
14. Wystawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska w
dniu zakończenia Horeca Expo i pozostawienia powierzchni ekspozycyjnej w takim stanie, w
jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie
obciążony opłatą porządkową w wysokości 500 zł netto, płatną w terminie 3 dni od dnia
wystawienia wezwania Organizatora, z zastrzeżeniem dodatkowych kosztów które mogą
wyniknąć zgodnie z ust. 16 poniżej.
15. Po zakończeniu prac aranżacyjnych stoiska Wystawca jest zobowiązany do usunięcia
wszelkich pozostałości (kartony, folie, deski, taśmy itp.). W przypadku pozostawienia
nieuporządkowanej powierzchni Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na koszt
Wystawcy.
16. Wszelkie reklamacje dotyczące stoiska wystawienniczego należy zgłaszać Organizatorowi
– tel. +48 668 820 847 najpóźniej do godziny 15.00 dnia 12.11.2024 pod rygorem utraty
prawa zgłoszenia reklamacji w terminie późniejszym. Reklamacje będą rozpatrywane przez
Organizatora w terminie do godz. 9.00 dnia 13.11.2024.
17. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji
dokonane przez niego lub osoby reprezentujące lub zatrudnione przez niego. Wystawca
pokryje wszelkie koszty koniecznych uzupełnień i napraw wyposażenia, jakie zaistnieją w
obrębie stoiska.
18. Na terenie obiektu Green Mountain Hotel, obowiązuje całkowity zakaz palenia,
wnoszenia i stosowania butli gazowych, również typu turystycznego. Bez uprzedniej zgody
Organizatora, udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, Wystawca nie może
używać na terenie obiektu Green Mountain Hotel otwartego ognia, dymów, itp.
19. Wystawca zobowiązuje się do dbania o zachowanie drożności dróg ewakuacyjnych oraz
drzwi ewakuacyjnych na terenie obiektu Green Mountain Hotel. W czasie trwania Horeca
Expo wszystkie wejścia ewakuacyjne powinny pozostawać otwarte. Wystawca zobowiązuje
się do podporządkowywania zaleceniom Organizatora w zakresie zabezpieczania przed
nieuprawnionym dostępem w czasie trwania Horeca Expo.
20. Wystawca akceptuje możliwość dostępu przez osoby wskazane przez obiekt Green
Mountain Hotel do wszystkich pomieszczeń stałych i czasowych używanych przez
Organizatora i udostępnianych Wystawcy, a także wydawania zaleceń co do bieżącego
przebiegu Horeca Expo, w szczególności zasad PPOŻ, dostępności dróg ewakuacyjnych na
terenie organizacji Horeca Expo, ilości osób przebywających na terenie organizacji Horeca
Expo oraz ich zachowania.
21. Wystawca zobowiązuje się przestrzegać postanowień aktów wewnętrznych wydawanych
przez obiekt Green Mountain Hotel, takich jak: Regulamin obiektu, Instrukcja
Bezpieczeństwa Pożarowego, Regulamin korzystania z płatnych miejsc parkingowych,
Przepisy techniczne, przeciwpożarowe i BHP dla wykonawców zabudowy obowiązujące na
terenie obiektu Green Mountain Hotel oraz Regulamin podłączeń internetowych, z których
treścią może zapoznać się w siedzibie obiektu Green Mountain Hotel.
22. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że z zastrzeżeniem postanowienia § 9 ust. 10
niniejszego Regulaminu wykorzystywanie terenu wokół budynku Green Mountain Hotel, w
tym parkingów dla celów technicznych i reklamowych lub eksploatacyjnych wiąże się z
koniecznością uzgodnienia w/w wykorzystywania z obiektem Green Mountain Hotel i
Organizatorem i uiszczenia na rzecz obiektu Green Mountain Hotel, stosownych opłat. Nie
zastosowanie się do wytycznych, podlega karze umownej w wysokości 2000 zł netto.
23. Wystawca ma obowiązek poinformować swój personel oraz wykonawcę prac związanych
z aranżacją stoiska o przepisach technicznych i przeciwpożarowych obowiązujących podczas
danego wydarzenia.

§9.
Eksponaty wystawiennicze
1. Wystawca jest zobowiązany dostarczyć eksponaty i inne niezbędne mu ruchomości na
teren Horeca Expo w dniu 12.11.2024 do godz. 18.00 oraz zabrać je niezwłocznie po
zakończeniu Horeca Expo w terminie określonym przez Organizatora, do godz. 19.30 w dniu
14.11.2024.
2. W razie niewywiązania się przez Wystawcę z obowiązku usunięcia eksponatów, urządzeń
pomocniczych i innych ruchomości Wystawcy, o których mowa w ust. 1, Organizator jest
uprawniony do ich usunięcia na koszt i ryzyko Wystawcy, a także do zlecenia ich
przechowania lub utylizacji na koszt i ryzyko Wystawcy. Niezależnie od tego, za okres do
usunięcia ruchomości Wystawcy (bądź to przez Wystawcę, bądź to przez Organizatora lub
obiekt Green Mountain Hotel w ramach uprawnienia opisanego w zdaniu poprzednim).
Organizator jest uprawniony do naliczenia Wystawcy dodatkowej opłaty za bezumowne
korzystanie z terenu Horeca Expo i stoiska w wysokości 5 000 zł netto (pięć tysięcy złotych)
za każdy rozpoczęty dzień.
3. Plakaty, naklejki, banery, balony i inne materiały reklamowe umieszczone w salach
wystawowych bez zezwolenia będą usuwane na koszt Wystawcy w trakcie Horeca Expo.
4. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja materiałów reklamowych poza wykupioną
lokalizacją jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownej opłaty.
5. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów, itp. eksponatów
prezentowanych na Horeca Expo. Odpowiedzialność w w/w zakresie ponoszą Wystawcy –
każdy za własne działania, zgodnie z § 11.
6. Niedozwolone jest eksponowanie oferty niezgodnej z zakresem tematycznym Horeca
Expo.

§10.
Usługi techniczne
1. Organizator zapewnia ogólne oświetlenie, ogrzewanie pomieszczeń wystawowych.
2. W przypadkach szczególnych Organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu:
prezentacji wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów
nagłaśniających, prezentacji muzycznych i filmowych w przypadku niemożności uzyskania
polubownego rozwiązania sporu przez zainteresowanych wystawców.
3. Na terenie wystawienniczym Horeca Expo, a w obiekcie Green Mountain Hotel, zabrania
się odtwarzania na stoiskach wystawienniczych wszelkich utworów muzycznych,
prowadzenia prezentacji, zapowiedzi oraz ogłoszeń przy użyciu aparatury nagłośnieniowej.
W przypadku niezastosowania się do powyższych postanowień regulaminu, po trzech
interwencjach Organizatora stwierdzonych sporządzonymi przez Organizatora
wewnętrznymi notatkami, Wystawca zostanie obciążony karą umowną w wysokości 10 000
zł netto, płatną w terminie 7 dni od dnia wystawienia noty obciążeniowej przez
Organizatora.

§11.
Ubezpieczenie i odpowiedzialność za szkody
1. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody na osobie i mieniu, w tym
utratę, zniszczenia i uszkodzenia mienia, w szczególności eksponatów znajdujących się na
powierzchni wystawienniczej przed, w trakcie trwania i po Horeca Expo. Jednoznacznie
wyłączona jest odpowiedzialność Organizatora za w/w szkody, niezależnie od tego, przez
kogo zostały one spowodowane (zwiedzających, personel Wystawcy, osoby trzecie). W
szczególności Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane: pożarem, włamaniem,
kradzieżą, zalaniem.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania swoich zobowiązań
względem Wystawców z powodu zaistnienia stanu siły wyższej. Jako siłę wyższą uznaje się
zdarzenia nadzwyczajne, nagłe, o charakterze zewnętrznym, jak w szczególności strajki,
wojny, wypadki komunikacyjne, zmiany przepisów prawa uniemożliwiające wywiązanie się
ze zobowiązań umownych i inne zdarzenia o charakterze losowym niezależne od
Organizatora i obiektu Green Mountain Hotel.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu oraz za niesprawne
działanie jakichkolwiek mediów i urządzeń, zaistniałe na terenie organizacji Horeca Expo, jak
w szczególności przerwy i awarie w dostawie energii, wody, ogrzewania, uszkodzenia
wszelkich instalacji i urządzeń należących do obiektu Green Mountain Hotel.
4. Wystawca zobowiązany jest posiadać ważne przez cały okres odbywania się Horeca Expo i
opłacone ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (w zakresie odpowiedzialności
kontraktowej i deliktowej obejmujące ubezpieczenie od wszelkich ryzyk w zakresie
prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej) z sumą gwarancyjną nie niższą niż
100.000 zł. Ponadto, Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko
mienia wniesionego na teren organizacji Horeca Expo, w tym eksponatów, przed
ewentualnymi szkodami.
5. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich obowiązujących
przepisów prawa związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, z uczestnictwem w
Horeca Expo i korzystaniem ze stoiska. W szczególności Wystawca ponosi odpowiedzialnoś ć
za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony praw autorskich, praw własności
przemysłowej, w tym uiszczanie opłat za rzecz właściwych organizacji zarządzania
zbiorowymi prawami autorskimi, jak również zasad reklamy wyrobów medycznych. W
przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie jakichkolwiek roszczeń z tytułu naruszenia przez
Wystawcę przepisów prawa, bądź wydania przez właściwe organy orzeczeń stwierdzających
takie naruszenia, Wystawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym
Organizatora w formie mailowej na adres horeca@gorskie-resorty.pl oraz podjęcia na swój
koszt i ryzyko wszelkich kroków zapewniających należytą ochronę Organizatora oraz obiektu
Green Mountain Hotel przed takimi roszczeniami lub orzeczeniami. W szczególności
Wystawca zobowiązuje się do niezwłocznego zwolnienia Organizatora lub obiektu Green
Mountain Hotel z udziału we wszelkich ewentualnych postępowaniach związanych z
roszczeniami lub orzeczeniami, a także pokrycia wszelkich szkód poniesionych przez
Organizatora lub obiekt Green Mountain Hotel, w tym do zwrotu, bądź zabezpieczenia
zwrotu wszelkich kosztów, jakie mogą lub będą zobowiązane zapłacić Organizator lub obiekt
Green Mountain Hotel, w związku z takimi roszczeniem.
6. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi, obiektowi Green
Mountain Hotel oraz innym osobom trzecim przez Wystawcę, jego pracowników,
zleceniodawców, dostawców, klientów i gości, przed, podczas i po terminie odbywania się
Horeca Expo na terenie organizacji Horeca Expo, w tym za szkody spowodowane przez
niewłaściwe użytkowanie instalacji wodnych, elektrycznych, sanitarnych, wentylacyjnych i
kanalizacyjnych, jak również za ewentualne uszkodzenia budynku, pomieszczeń, mebli,
instalacji i urządzeń znajdujących się na terenie organizacji wydarzenia.
7. Obiekt Green Mountain Hotel, oraz Organizator Horeca Expo nie biorą odpowiedzialności
za przesyłane Wystawcom paczki na adres obiektu Green Mountain Hotel, dlatego żadna
przesyłka nie zostanie odebrana od firmy kurierskiej przez obiekt Green Mountain Hotel,
oraz Organizatora w dniach 13-14.11.2024.
8. W razie powstania pożaru, wybuchu lub innego niebezpiecznego zdarzenia wszyscy
uczestnicy Wydarzenia są zobowiązani do powiadomienia Organizatora na nr tel +48
668 820 847 oraz służb dyżurujących w obiekcie − przeciwpożarowej i ochrony o zaistniałym
niebezpieczeństwie.
9. Na terenie organizacji obiektu Green Mountain Hotel, znajduje się sprzęt gaśniczy z
instrukcją jego obsługi. Organizator oraz Uczestnicy zobowiązani są do wykorzystywania
sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem.
10. Wszystkie urządzenia przeciwpożarowe (tj. gaśnice, przyciski sygnalizacyjne, hydranty,
czujki przeciwpożarowe) oraz drzwi ewakuacyjne i ich oznaczenia muszą być w każdej chwili
dostępne i widoczne; Wystawcy zobowiązują się ich nie zastawiać.
11. Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani
gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału
w Horeca Expo i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.

§12.
Katalog
1. Organizator wydaje katalog w formie elektronicznej, zamieszczonej na stronie
wydarzenia – www.horecaexpo.pl. Wszyscy Wystawcy mają obowiązek dostarczenia
Organizatorowi informacji do wpisu firmowego w katalogu drogą mailową najpóźniej
do dnia 30.10.2024 pod rygorem nieumieszczenia Wystawcy w katalogu.
2. Wpis do katalogu powinien zawierać: nazwę i dane teleadresowe firmy, adres strony
internetowej, logo w formacie jpg oraz ai, opis działalności, nieprzekraczający 300
znaków ze spacjami. Powyższe materiały należy przesłać na adres mailowy
horeca@gorskie-resorty.pl.

§13.
Kary umowne
Wystawca zobowiązuje się do zapłaty Organizatorowi kary umownej za:
a) samodzielną zmianę przez Wystawcę lokalizacji przydzielonego mu stoiska, tj. bez
uzyskania zgody Organizatora, o czym mowa w § 3 ust. 4 Regulaminu Uczestnictwa w
wysokości 200 % opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawę stoisko, określonej w
§ 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
b) w sytuacji o której mowa w § 8 ust. 12 lit. a-g Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 200
% opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy stoisko określonej § 4 ust. 2 i ust. 3
Regulaminu Uczestnictwa;
c) reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucję materiałów reklamowych poza wykupioną
lokalizacją bez zgody Organizatora – w wysokości 5.000,00 zł netto;
d) eksponowanie oferty niezgodnej z zakresem tematycznym Horeca Expo, o czym mowa w §
9 ust. 8 Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 200 % opłaty brutto za przydzielone
naruszającemu wystawy, określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
e) nie zawarcia przez Wystawcę umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (w
zakresie odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej obejmujące ubezpieczenie od
wszelkich ryzyk w zakresie prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej), bądź
jego zawarcia poniżej wskazanej w § 11 ust. 4 sumy gwarancyjnej, w wysokości 15 % opłaty
brutto za przydzielone naruszającemu wystawy określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu
Uczestnictwa;
f) naruszenia przez Wystawcę zakazów, o których mowa w § 11 ust. 8 Regulaminu
Uczestnictwa w wysokości 200 % opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy
stoisko określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
g) przekroczenie maksymalnego natężenia hałasu na stoisku Wystawcy, tj. powyżej
dopuszczalnej miary, o której mowa w § 10 ust. 6 Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 200
% opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy stoisko określonej w § 4 ust. 2 i ust.
3 Regulaminu Uczestnictwa;
h) inne naruszenia Regulaminu Uczestnictwa – w wysokości określonej poszczególnymi
postanowieniami Regulaminu Uczestnictwa.

§14.
Postanowienia końcowe
1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu
Uczestnictwa.
2. Zapłata przez Wystawców kar umownych zastrzeżonych w Regulaminie Uczestnictwa, nie
wyłącza możliwości dochodzenia przez Organizatora od Wystawców odszkodowania
uzupełniającego na zasadach ogólnych prawa cywilnego.
3. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji handlowych,
technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych dotyczących Organizatora lub obiektu Green
Mountain Hotel uzyskanych przy zawarciu umowy oraz podczas uczestnictwa w Horeca Expo.
4. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem i Wystawcami w związku z realizacją
umów, o których mowa w Regulaminie Uczestnictwa rozstrzygane będą przez Sądy właściwe
dla siedziby Organizatora.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia w każdym czasie zmian do
niniejszego Regulaminu Uczestnictwa, które staną się wiążące dla Wystawcy z upływem 1
dnia od dnia poinformowania go o w/w zmianach na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu
Udziału.
6. Regulamin Uczestnictwa wchodzi w życie w dniu 13.09.2024 r.